実例に学ぶ！業務委託契約の管理業務を徹底解説｜株式会社TENTIAL × 株式会社LayerX × 株式会社シューマツワーカー

この記事は、2022年8月25日に行われたオンラインセミナー「【情シス・経理担当者向け】実例に学ぶ！業務委託契約の情報管理から請求フロー徹底解説！」のイベントレポートです。

登壇者情報

星）皆様こんにちは！シューマツワーカー取締役COOの星と申します。

本日はお集まりくださいましてありがとうございます。「実例に学ぶ！業務委託契約の情報管理から請求フロー徹底解説！」と題して、TENTIAL石田様、LayerX加藤様と、お話をさせていただきます。どうぞよろしくお願いいたします！

【課題】業務委託の情報管理の難しさ

副業・フリーランス・法人化の有無。業務委託契約の情報管理が煩雑な理由

星）本日は、企業における業務委託契約（フリーランス・副業）の情報管理がテーマです。情報管理といいますと、契約書の管理もあれば、毎月発生する請求書の管理もあります。まずはこの情報管理にまつわる企業様の課題の実態を、株式会社TENTIAL管理基盤部 部長の石田様にお話しいただきます。石田様、よろしくお願いいたします。

石田）よろしくお願いいたします。TENTIALの石田です。

まずは、業務委託契約の「個人情報」の管理にあった課題をお話します。私がTENTIALにジョインしたのが2021年4月、1年半ほど前のことでした。当時、DtoCブランド「TENTIAL」で提供しているマスクが大変売れ、事業が急成長していたんです。組織・従業員数も増えていき、業務委託に限らず従業員情報やその管理の在り方も、“とっ散らかっていた”状態でした。ただそんな中で、従業員については社労士さんが対応してくれたり、SmartHRなどの管理ツールを利用できたので、それなりのソリューションがあったんです。

問題として深刻だったのが、業務委託契約でした。

昔なら、個別の業務委託契約ではなく派遣契約が一般的でしたよね。派遣契約の場合、派遣会社が一括で提供する業務ツールを使っていさえすれば問題はありませんでした。

ところが、現在は副業・フリーランスなどの働き方が増えてきました。フリーランスの中でも、法人化している人・していない人がいたり、副業の方でも、本業というものが実際にはなくて実態としてはフリーランスであったり。業務委託契約というものには、さまざまな形態があるなと。

そこで直面した「個人情報」の課題の第一は、個人情報のマスターデータがない、もっと言えば、ご本人のお名前すら把握できていないケースまであったことです。ビジネスネームで対応できるかなと思うこともありましたが、普段お使いのビジネスネームでちゃんと屋号を取られている人もいらっしゃれば、名乗っているだけのケースもあったり。

「本名もわからない」みたいなことが普通に起きていたんですね。

「口約束で開始」「必要情報がない」。管理が浮いてしまいがちな業務委託契約

石田）次に問題となったのは、業務委託契約の「契約情報」でした。

その方とどういう契約になっているのかというのは重要なことですが、個人情報以上に深く追求してみないと実態がわかりません。もちろん、一括管理されている場所があるわけでもありません。

現場で契約情報を持っていたり、その形式もバラバラであったり。使っている契約書も、自動更新の条項が入っている人と入っていない人がいたり、更新が年間であったり月ごとであったり。その当時どのように対応したかと言いますと、毎月請求書が来るひとは契約が残っているんだろうなと推測したり、逆に契約書はあるけど請求が来ない人に関しては実態がどうなっているのか調べたり。

こうしたことって、実はスタートアップだけでなく中小企業でも問題となっているかもしれません。

星）業務委託人材の契約管理って、管理として“浮いてしまいがち”というお話は、企業様からも非常によくお聞きしますね。

石田）そうですよね。雇用契約となれば、きちんと住所を書いて、誓約書をとったり、なんなら身分証を確認したりもすると思うんですが、業務委託契約って口約束で開始してしまったり、契約書をつくっても住所がなく名前だけの記載でつくってしまっていたり、そういうものが積み重なっていって、十人、二十人となっていったときに、本当に困る状態になってしまいました。

星）先ほどおっしゃっていた、業務委託の方の働き方のパターン（フリーランス・副業・法人化している・していないなど）についても管理しなくてはならないというのも、昨今の働き方の多様化に合わせて、留意すべきポイントでしょうね。

これは何の費用？ バックオフィスが“判断できない”請求書が毎月届く問題

石田）「個人情報」「契約書の管理」その次に来るのが「請求書の管理」にまつわる課題です。最後にこちらについてお話していきます。

実はこれも「契約書の管理」問題の延長線上にあります。バックオフィスは請求書を受け取るのですが、「これは誰？」というケースがあったんです。支払い担当者は何の費用なのかもわからなくて困ると。でも、請求書が来ているからには、対応しなくてはなりません。契約書に立ち戻って確認したいんだけれども、それももちろん「契約書の管理」ができていない状態なのですから、できないわけです。

そんな中ですから、契約はあって業務も行っているけど請求書が来ていない、といった状態があったとしても、それをキャッチできるわけがないんです。年末にまとめて請求が来て、驚いたということもありました。

星）想定外のことも起きてしまうんですね。

石田）それが月額数万円の方ならば、まあ問題にはならないかもしれませんが、月額十数万の方が数ヶ月請求を忘れていてまとめて振り込むとなると結構大きなことになります。経理財務としては月次決算の数字も歪んでしまうので、困るんですよね。

星）加藤さん、請求書に関するこういった課題はよくあるものなのでしょうか？

加藤）どの請求書を支払っていいのか、今月支払うべきなのに届いていない請求書はあるのかなど、それぞれの企業様で苦労されていることだと思います。管理用のエクセルなど独自に作られて管理されていることが多いようです。

石田）業務委託契約で対応に困るのが、急に契約が増えたり、なくなったりするんですよね。業務委託契約の特徴でもありますが、人材を急いで求めているときに契約開始・稼働開始するのが早いですよね。「今月エンジニア何人増えました？」「5人です」「ちゃんと請求書来てるの1人ですが」みたいなことは本当によくありました。

一方で、管理部内でちゃんと管理表をつくって、「今月この方たちから請求書が来ていないですよ」と現場に伝えたら、「実は現場ではもらってました！」ということがあったり。

星）業務委託契約って、良くも悪くもスピード感をもって現場で決裁されるところが多いですよね。その入口を管理部門として管理しきれないというのは実態として多そうです。

石田）そうですね。

【解決策】ツールを活用して業務負荷減を実現

業務委託の情報管理に、スプレッドシートではNGな理由とは？

星）ここまで、業務委託契約における「個人情報」「契約書」「請求書」それぞれの管理における課題感を出していただきました。ここからは、これらの課題に対する解決策をお話していただきたいと思います。まずは、「個人情報」「契約書」という情報管理における課題は、どのように解決してこられたのでしょうか？

石田）おそらく初手で皆様も思い付かれるのは、「頑張って対応する！」ということではないでしょうか。私もまずはスプレッドシートをつくろうと考えました。

が、業務委託契約の管理には、スプレッドシートはやめた方がいいです。その理由は、枝分かれする情報が多すぎることです。さらに契約情報って更新したら変わっていくものですよね。それを全て管理しきるのは、スプレッドシートでは難しい。

そのような場合どうすべきかと考えると、やはり専門のツールを利用するのがいちばん良いと思っています。

では、業務委託契約を管理するツールってどういうものがあるでしょうか。シューマツワーカーのフリーランスフォースを私たちは使うことになるんですが、他にもたくさんのサービスが出ています。当然、比較しました。その結果わかったことは、他のサービスの多くは、もともと派遣社員を管理する目的でつくられたものが多く、昨今の働き方の多様化に対応する柔軟性が足りないということでした。

業務委託人材自身がアカウントを持つ仕組みだからこそ、うまくいく

石田）フリーランスフォースのいちばんの特徴は、こちらが打ち込むだけではない、という点でした。こちらの画面をご覧ください。業務委託の方の名前が並んでいて、右の列には部署、そしてその右には「ステータス」とありますね。この「ステータス」の列で「稼働中」となっている人はみんな、現在契約・稼働中の業務委託メンバーなんです。

このリストにワーカーさんに入ってもらうときというのは、会社側が情報を取得して入力する、というのではなくて、ワーカーさんに招待を出して、ワーカーさん自身にアカウントを取得してもらい、その中でご自身の基本情報を入力してもらうという手順なんです。

必須情報はもちろん登録していただくことになりますし、この情報を入力していただくことによって毎月のご請求に対してお支払いが可能になる旨だけ、業務委託の方にお伝えすればいいと。情報を聞きにいく必要はなくて、それぞれの方にご自身の情報を入力していただくだけなので、抜け漏れもなく、コミュニケーションコストもかからない。

また、企業側の管理画面では、誰がいつどのように稼働しているか、契約更新までどれくらいかといった情報が一目瞭然なんです。こうした機能はスプレッドシートでは自作するには負荷が重すぎますし、ツールならばメンテナンスやバージョン管理なども不要です。

特に、契約終了・契約更新の場合の対応は、スプレッドシートだと本当に煩雑です。ツールで管理してしまえば、一目でわかります。いざ請求書がきたときにも、契約の状態をすぐに確認できます。

バックオフィスと現場との意思疎通が必須！「自動更新」の情報とタイミングの把握の重要性

星）契約の実態と、現場の方の認識にずれがあるケースもよくありますね。

石田）よくあります。何気なく自動更新なしで契約したけれど、継続していく中で「自動更新のつもり」になっていたり、その逆もあったりしますね。

星）自動更新の有無については、業務委託契約の特徴かもしれませんね。ここが管理しにくいというのはよく聞くお話でもあります。

石田）フリーランスフォースの中では自動更新の有無も判断して、更新したら更新したことをSlackで通知してくれたり、自動更新のない契約の終了時期が近づくとアラートしてくれたりします。自動更新周りの機能はいちばん助かっているポイントかもしれません。

星）現在、フリーランスフォースに、何人くらいの業務委託の方を登録していますか？

石田）30-40人くらいでしょうか。今も稼働中の方だけで。

星）視聴されている方から、質問をいただきました。「契約更新の継続や終了の判断は、現場で行うのでしょうか？」

石田）べき論でいうとそうではないと思います。ただ、そもそも現場でしか人材のニーズはわかりません。特に自動更新の契約をしている場合は、その方との契約を基本的には続けていきたいという現場の担当者の意図があるわけです。

とはいえ、現場で必要だからといって自動更新を延々と続けていいかというと、内部統制的にはそうではない。TENTIALでは、自動更新だったとしてもバックオフィスから確認をして、「更新の時期ですよ」と伝え、現場の意思をもう一度確認するようにし、そのあたりのコントロールを調整しています。

星）契約更新に関する内部統制の運用のためにもフリーランスフォースの自動更新関連の通知機能が役立っているんですね。

請求書の管理もツールを利用することで、管理・メンテナンスコストを最小限に

星）では次に、「請求書管理」にまつわる課題をいかに解決されているのか、教えてください。

石田）TENTIALでは請求書管理を全て「バクラク請求書」で行っています。現場の人であれ、監査法人であれ、なんらかの請求書を確認したいということになれば、「バクラクを見に行ってください」で完結する状態です。

こちらがバクラクの管理画面なのですが、請求書の一覧の中から、「担当者」で絞り込むと、その担当者が過去に取り扱ってきた請求書から現在のものまで全て一覧で見ることができます。未処理の場合は「未処理」のところに溜まっていきますし、毎月ある請求書が今月は来ていない、あるいは二重に請求されていることなども一覧化されていることによって気付きやすい。また、バクラクでは期日と金額が同じものを払い込もうとするとアラートしてくれる機能もあります。

星）バクラクを利用すれば、特定のメールアドレスに請求書を送ると、自動で取り込まれるということでしょうか？

石田）そうです。さらに、メールアドレスをたくさん発行できることも便利なポイントです。TENTIALの場合は管理部のものは管理部専用のメールアドレスに、事業部は事業部へ、などと使い分けています。業務委託の方から請求書がきた場合も、バクラクに取り込み、もしも契約書や稼働ステータスを確認したい場合には、フリーランスフォースの画面を見ます。

現場の担当者には、必ず「請求書がきたらどうしたらいいですか？」と聞かれますから。「このアドレスに送ってもらってください」とチーム専用のアドレスを伝えればそれで済むわけです。

星）「請求書はどうしたらいいですか？」って僕もよく聞いてしまいます。請求書関連の業務も、基本的にバクラクとフリーランスフォースで解決しているのですね。バクラクでは、PDFファイルを自動で読み込んでくれるのですか？

加藤）はい、請求書がきたら「未処理」に溜まっていきます。請求書の処理というのは、経理の方が目で見て仕訳もしていたわけですが、バクラクではAIによって読み取りがされ、データ化され、仕訳までしてくれます。

スプレッドシートで管理していると、業務委託契約の場合、分岐が多すぎるというのが課題になってきます。シート自体の数も多くなったり。取引先によって請求書の送付時期や計上日の取り扱いルールがちがうことを、経理担当者が把握していないと適切な処理ができないのは、ミスにつながりやすく、業務として負荷も大きい状態です。

ルール化できる業務はシステムで吸収してしまって、最後のチェックだけ人がきちんと入っていく。ツールを活用していくことで、そのように業務を改革していくことができます。

Q＆A

星）それではここから、視聴されている方からのご質問にお答えしていきます。

業務委託契約の個人情報取得のタイミング

星）「もともと業務委託契約の方から、個人情報を収集するフォーマットはありましたか？」これは、フリーランスフォース導入前のご状況についての質問ですね。石田様いかがでしょうか。

石田）前提として、事業が急成長しているステージ（10人から20-30人に成長するようなステージ）だったので、管理もほぼできていない状態であったわけです。とにかく現場メンバーに伝えたのは、「契約書だけはつくって」ということ。そして、「その契約書には、必ず業務委託する方に①住所、②名前、③電話番号を入れてもらって」と。それだけでも情報がある程度集まりますから。契約書のフォーマットに入れ込んでしまう、というのは最低限しておきました。

その後、フリーランスフォース導入前はスプレッドシートなどに情報をまとめていました。情報源は契約書、ということに決めて運用していたんです。

星）住所・名前・電話番号、これらを網羅できないケースもあるでしょうね。確かに契約書に書いてもらい、そこから収集するというのは良いやり方のように感じます。

石田）メールアドレスというのは、逆に集まりやすいんです。Slackに招待するときなどに、結局聞きますから。電話番号って実はわからないケースが多い。契約書に書いてもらうのは効果がありました。

業務委託契約では、トラブルの事前対策も重要

星）こんなご質問もいただきました。「請求業務で扱わないので、住所・電話番号は集めていなかったのですが、これを収集するのはなぜですか？」

石田）はい、まず住所は、年末の支払調書で必要となり、その際の手続きで税理士から提出を求められますので、事前に取得しています。また、電話番号までセットで取得するのは、本人確認の意図もあります。同姓同名の方もおられますし、なにもトラブルなく契約が終了すれば不要となるかもしれませんが、なにかが起きた場合には、住所・電話番号・名前のワンセットで取得しておくことはかなり重要です。しかも業務委託契約は、雇用契約よりもトラブルが起きやすいという実態もあるので、こういう対応をしております。

星）私もシューマツワーカー事業の中で、業務委託契約をいくつも見てきましたが、住所・電話番号・名前を出せないというケースはほとんどなかったと思います。用途が緊急連絡先、となると渋る方もおられるとは思いますが、ゆくゆく支払調書の手続きでも必要になるものですので、契約時に取得されるのが良いかなと思っています。

ツール連携について

石田）視聴されている方からのご質問、気になるところがきています。「フリーランスフォースとバクラクの連携はできるのでしょうか？」

星）現状は、まだできないのですよね。API連携できますといいたいところなのですが、まだそこまではできません。フリーランスフォースに業務委託契約の個人情報・契約情報のマスターデータを登録し、管理していく。そしてバクラクさんの請求書管理へ情報連携していく、といったことができればいいなと僕たちも考えているところです。

初期設定にかかる工数はどれくらい？

星）もう一つご質問いただいています。「フリーランスフォースに個人情報の登録にかかる工数はどれくらいでしたか？」

石田）これは、企業の業務委託契約の数、現場の協力体制などによって変わってくると思うので一概にはいえませんが、当社の場合を紹介します。

フリーランスフォース導入後、新規の業務委託契約があった場合の登録については、自社の工数はほとんどないといって良いくらいです。業務委託の方に、「フリーランスフォースのアカウントを登録してください」とお伝えすることで初期的には完了です。

ただ、既存の契約も全てフリーランスフォースに移管しなければ、本当の意味の効率化や効果を得たいと思った場合には、意味がないかもしれません。その場合の工数は、ちょっとしたプロジェクトといえます。稼働中の案件だけなら2−3日、過去に遡って全ての業務委託契約を登録するとしたら、数や会社の創業後の年数にもよりますが、ちゃんと確認しながら進めると2週間程度かかるんじゃないでしょうか。

契約の登録をきちんと行うためには、「契約した」という事実が、漏れなくバックオフィス担当者に通知されてこなければなりません。その仕組みの構築の方が、実は大変です。当社の場合はこの仕組みをどうしているかといいますと、「バクラク申請」を利用しています。これは承認ワークフローを組むことのできるツールですが、業務委託申請ワークフローの承認者に私やバックオフィスメンバーを追加して、必ず通知されるようにしました。その申請がきたら、フリーランスフォースに新しく登録すると、そのような手順を決めたことで、楽になりました。

現場のやりとりでクラウドサインをしているだけといった場合には、クラウドサインからSlackに通知させたり、メールで通知がくるように設定して、そこからToDoリストにタスク化していくなどしていくという対応が良いと思います。その仕組みの構築も、2週間程度で運用が回るようになるんじゃないかと思います。

加藤）業務委託の請求書の場合、業務委託契約自体が、契約が新たに始まる・終了するといった入れ替わりが多いですよね。そのたびに管理しなくてはならないことを考えると、バクラクやフリーランスフォースのようなツールを活用するのは本当におすすめです。

星）本日はありがとうございました！

シューマツワーカーでは、約 39,000人（2022年11月現在）の豊富な副業人材データベースから、企業様のご希望に沿った人材をご紹介するだけでなく、副業メンバーとして働き始めたワーカー様と企業様に伴走したサポートをご提供しています。

また、シューマツワーカー社が提供しているフリーランスフォースは、業務委託人材の情報を一元管理するサービスです。煩雑な業務委託契約の情報を一つにまとめて、契約ステータス管理まで一元的に行うことができます。

今後、業務委託の方の稼働時間の管理ができる機能なども開発中です。無料のデモ紹介なども行っておりますので、ぜひお気軽にお問合せくださいませ。

イベントでのお話をヒントに、

✔️業務委託契約の効率的な管理をしていきたい
✔️自社に最適な業務委託契約の管理方法を知りたい

という企業様は、ぜひお問合せ、ご相談くださいませ（相談は無料です）。

最後までお読みいただきありがとうございました。