採用KPIの設定方法と重要指標8選｜データドリブンな採用活動を実現するために

スカウトメールや求人媒体のアップデート、面接日程の調整など・・
採用活動は「やることだらけ」ですよね。スタートアップ企業など採用チームの人数が少数の企業では、タスクでいっぱいいっぱいになってしまうこともあるのではないでしょうか？

ですがそんな企業こそ、データに基づいた戦略的な採用活動を進めていくことが、結果につながる「近道」といえます！この記事では、採用活動を科学的に改善するための「採用KPI」の設定方法と、押さえるべき重要指標について解説していきます。ぜひより良い採用活動へのヒントとしてご活用ください！

「KPI」は目標を達成するための道しるべ

KPIとは「Key Performance Indicator（重要業績評価指標）」の略称で、最終的な目標を達成するために、プロセスの進捗を定量的に評価する指標のことです。採用活動においては、「応募数」「面接通過率」「内定承諾率」などがKPIの代表例として挙げられます。

一方で、似た概念としてKGIがあります。KGIというのは、「Key Goal Indicator（重要目標達成指標）」つまり、最終的な目標を数値化するものです。多くの企業では、採用活動のKGIならば「○月までに△名採用する」という採用人数をKGIとして設定します。

KGIが「ゴール」であるのに対し、KPIは「ゴールに至るまでの道しるべ」となる指標です。複数のKPIを適切に設定し、それぞれを達成していくことで、最終的なKGIの達成につながっていく、ということです！

採用活動を可視化してPDCAサイクルをまわす！

採用活動にKPIが必要とされる背景には、いくつかの重要な理由があります。その一つが、採用プロセスの可視化です。

KPIを設定することで、採用活動の各段階における進捗状況が明確になり、「今、どの段階で何が起きているのか」を数値で把握できるのです。すると、「やることだらけ」の採用活動を、感覚的な判断ではなく客観的なデータに基づいて意思決定しながら、行っていくことができます。

そして、それによって可能になるのが、PDCAによる継続的な改善です。

企業ごとに採用活動における課題はさまざまですが、KPIを設定することで、どのプロセスに課題があるのかを数値で特定できますから、「Plan→Do→Check→Action」のサイクルの中で、具体的な改善策（施策）を講じ、実行して、さらに施策の効果を数値で検証できるようになっていきます。改善の成果も見える化できるということです。

これが「結果につながる」最短のルートになっていくのです！

データドリブンな採用活動で限られた予算で成果を上げる

採用活動に限らず、KPIを設定するメリットは、データに基づいた活動が行える点です。これは事業においても採用においても同様で、メンバーの経験や知見に頼った状態では属人化しやすくなってしまうことも、KPIによりプロセスの状況を見える化することで、誰が担当しても一定の品質を保てる仕組みができていきます。

特に、近年の採用市場では競争が激化し、採用コストは年々上昇しています。マイナビの調査によれば、2024年の中途採用費用総額は平均650.6万円で、前年より20.4万円増加(*1)しています。

• *1 株式会社マイナビ「中途採用に関するレポート（2024年7月実施）」
  https://career-research.mynavi.jp/reserch/20240830_85092/

限られた予算と時間の中で成果を出すため、今こそKPIを活用したデータドリブンな採用活動をしていきたいタイミングであると、言えるかもしれません。

また、KPIを活用すれば、「なぜこの予算が必要なのか」「どのような成果が出ているのか」を定量的に説明できるため、経営層や関係者の理解と協力を得やすくなります。採用活動に投じられる多くの予算と時間について、きちんと「説明責任」が果たせることも、採用担当者にとっては重要なことですよね。

採用KPIを設計する上で、大切な4つのポイントとは？

しかし、実際にKPIを設定することは簡単なことではありません。KPIを設定する上で明確にしておかなくてはならないポイントがいくつかあるので、ここではそれを確認していきましょう。

1 . 採用戦略と経営戦略の連動を意識する！

採用活動は経営戦略の一部。「なぜこの人材が必要なのか」「どのような事業展開のために採用するのか」を経営戦略と紐づけて考える必要があります。

例えば、新規事業の立ち上げに伴う採用なのか、既存事業の拡大のための増員なのか、欠員補充なのかによって、求める人材像や採用の優先順位は大きく変わります。経営層と認識を合わせ、採用の目的を明確にすることが、適切なKPI設定の第一歩です。

2 . 明確な採用候補者のペルソナを社内で共有する！

「どのような人材を採用したいのか」を具体的に定義する必要もあります。ペルソナが明確になると、どの採用チャネルを使うべきか、どのようなメッセージで訴求すべきかが見えてきます。これにより、採用活動におけるKPI設定のポイントが変わってきます。

また、採用人材のペルソナを社内でしっかりと認識合わせしておくと、選考基準も統一しやすくなり、面接官によるブレを減らすことができるというメリットも。採用活動においては多様なキャリア背景への理解と柔軟性も大切ですが、「自社で活躍しやすい人材像」をしっかりと共有しておくことも、重要なポイントです。これが、KPI設計に活きていきます。

3 . 採用フローを可視化しておく！

KPIは採用プロセスの重要なポイントごとに設定していきます。ですから、自社の採用プロセスを理解していることも、大切になります。

ここでは、一般的な採用フローを紹介します。自社の採用プロセスをしっかり理解して、書き出してみることが重要です。

【一般的な採用プロセス例】

1. 求人掲載・母集団形成
2. 応募受付
3. 書類選考
4. 一次面接
5. 二次面接(必要に応じて複数回)
6. 最終面接
7. 内定通知
8. 内定承諾
9. 入社

企業や部署によっては、適性検査や実技試験、カジュアル面談などを組み込んでいる場合もあります。自社の採用フローを可視化することで、どの段階でKPIを設定すべきかが明確になります。

4 . 現状の課題を洗い出してみる！

これまでの採用活動で困っていることは何でしょうか。

「応募数が足りない」
「面接まで進んでも辞退が多い」
「内定を出しても承諾してもらえない」
「入社後にミスマッチが発覚する」

など、具体的な課題を洗い出しましょう。現状の課題を明確にすることで、どのKPIを重点的に改善すべきかの優先順位をつけることができます。

押さえるべき重要な採用KPI 8選

ここから、一般的な採用活動において重要とされている8つのKPIを詳しく解説します。KPIごとに、数値の出し方と、改善のためのアクション例をご紹介していきます。

ただし、ここからご紹介するのはあくまで「一般的」な例。KPI設計とKPIを活用した採用活動において重要なことは、自社の採用活動のゴールに合ったKPIを設定して、実際のPDCAの中で改善し、成果を上げていくことです。

自社の採用活動のプロセスを見直し、必要なKPIを設定していくことが大切ですから、「８つのKPIを設定しなくては！」と考えるのではなく、ぜひ自社に必要なKPIを見極めるヒントとしてご参考にしてくださいね。

1 . 採用活動の入り口となる、「応募数・応募率」

応募数は、求人に対して何名が応募したかを示す最も基本的な指標です。応募率は、求人広告の閲覧数に対する応募数の割合を表します。

応募率(%) = 応募数 ÷ 求人広告閲覧数 × 100

改善のためのアクション例

応募数が不足している場合には、以下のようなアクションが考えられます。

• ・求人媒体の見直し(ターゲット層に合った媒体を選ぶ)
• ・求人原稿の改善(仕事内容、待遇、働き方の魅力を明確に伝える)
• ・採用ブランディングの強化(企業の認知度向上)
• ・リファラル採用の活用(社員からの紹介)

注意点としては、応募数は多ければ良いというわけではありません。質の低い応募が増えると、選考業務の負担だけが増加してしまいます。「量」と「質」のバランスを見ながら、ターゲット層からの応募を増やすことが重要です。

2 . 適切な候補者が集まっているか？「書類選考通過率」

書類選考を通過した人数の割合を示す指標です。

書類選考通過率(%) = 書類選考通過数 ÷ 応募数 × 100

適切な通過率の目安とは？

一般的には20〜30%程度が適正とされています。ただし、職種や企業の採用方針によって大きく異なります。

低い場合/高い場合の課題

書類選考通過率が極端に低い(10%以下)場合は、以下の可能性が考えられます。

• ・求人原稿と実際の募集要件にギャップがある
• ・選考基準が厳しすぎる
• ・ターゲット層に求人が届いていない

逆に、通過率が極端に高い(50%以上)場合は、以下のリスクがあります。

• ・選考が甘く、面接の負担が増大する
• ・次の段階での辞退率が高くなる可能性がある

書類選考は、採用プロセスの入口として重要な役割を果たします。適切な通過率を維持しながら、質の高い候補者を次の段階に進められるよう、選考基準を定期的に見直しましょう。

3 . フェーズごとに確認すべき「面接通過率」

一次面接、二次面接など段階別の重要性

面接は複数回実施することが一般的です。各段階での通過率を把握することで、選考プロセスのどこに課題があるのかを特定できます。

一次面接通過率(%) = 一次面接合格数 ÷ 一次面接実施数 × 100

二次面接通過率(%) = 二次面接合格数 ÷ 二次面接実施数 × 100

各段階での適切な通過率と課題例

一般的な目安として、一次面接通過率は30〜50%、二次面接以降は40〜60%程度といわれています。

面接通過率が極端に低い場合は、以下の原因が考えられます。

• ・面接官の評価基準がバラバラ
• ・求める人材像が明確でない
• ・選考基準が現実的でない

逆に通過率が高すぎる場合は、選考の意味が薄れてしまっている可能性があります。各段階で何を見極めるのかを明確にし、適切な通過率を維持することが重要です。

また、面接段階での候補者からの辞退も見逃せません。辞退率が高い場合は、日程調整の遅さ、面接官の対応、選考期間の長さなどに問題がある可能性があります。

4 . 企業の魅力づけが反映される「内定承諾率」

内定承諾率は、内定を出した候補者のうち、実際に承諾してくれた人の割合を示します。

内定承諾率(%) = 内定承諾数 ÷ 内定通知数 × 100

この指標は、採用活動の最終段階における重要な指標です。せっかく時間とコストをかけて選考を進めても、内定を辞退されてしまっては採用目標を達成できません。

改善のポイント

内定承諾率を向上させるためには、以下の施策が有効です。

• ・選考段階からの魅力付け: 面接の場で一方的に評価するのではなく、自社の魅力や仕事のやりがいを丁寧に伝える
• ・内定者フォローの充実: 内定後に職場見学や社員面談の機会を設ける
• ・意思決定の支援: 候補者の不安や疑問に真摯に向き合い、納得感を持って入社を決断してもらう
• ・スピード感のある対応: 他社より早く内定を出し、フォローする

また、業務委託や副業という選択肢を活用することも効果的です。「まずは副業として関わってもらい、お互いの相性を確認してから正社員としてオファーする」という段階的なアプローチを取ることで、候補者は実際に働いてみた上で納得して入社を決められます。企業側も、面接だけでは分からない適性や仕事ぶりを確認できるため、ミスマッチのリスクを大幅に軽減できます。

このような「お試し期間」を経た採用は、候補者の安心感が高まり、結果として内定承諾率の向上につながるのです。

5 . 採用チャネルの適正化につながる「採用単価（Cost Per Hire）」

採用単価は、一人を採用するためにかかったコストを示す指標です。

採用単価 = 採用にかかった総コスト ÷ 採用人数

採用にかかる総コストには、以下のようなものが含まれます。

• ・求人広告費
• ・人材紹介会社への手数料
• ・採用イベントの参加費
• ・採用サイトの制作・運用費
• ・採用担当者の人件費
• ・面接会場の費用

職種別・媒体別での分析の重要性

採用単価は、職種や採用チャネルによって大きく異なります。例えば、エンジニアの採用単価は他の職種と比べて高額になる傾向があります。また、求人広告と人材紹介では、コスト構造が全く異なります。

職種別・媒体別に採用単価を算出することで、どの採用手法が費用対効果に優れているかを判断できます。

業務委託・副業人材活用のコスト面でのメリット

正社員の採用には、求人広告費や人材紹介手数料だけでなく、入社後の固定給や社会保険料、福利厚生費など、多額の継続的なコストが発生します。

一方、業務委託や副業人材の活用は、必要なスキルを必要な期間だけ確保できるため、コスト効率が高いという特徴があります。特に、プロジェクト単位で人材が必要な場合や、特定のスキルを持った専門人材が一時的に必要な場合には、正社員採用よりも業務委託の方が適していることがあります。

また、業務委託から始めて、相性が良ければ正社員として迎えるという段階的なアプローチを取ることで、採用の失敗リスクを最小限に抑えることもできます。採用単価を抑えながら、質の高い人材を確保する手段として、業務委託や副業人材の活用は、考えてみるべき新しい選択肢かもしれません。

6. 目標に向けての達成率を示す「採用充足率」

採用充足率は、当初の採用計画に対して、実際にどれだけ採用できたかを示す指標です。

採用充足率(%) = 実際の採用人数 ÷ 採用計画人数 × 100

例えば、10名の採用を計画していて8名採用できた場合、採用充足率は80%となります。

充足率が低い場合は、採用計画そのものが現実的でない可能性があります。市場の状況や自社の採用力を考慮して、計画を見直すことも必要です。

7 . 採用活動の改善につながる「採用リードタイム」

採用リードタイムは、応募を受けてから実際に入社するまでにかかる期間を指します。

採用リードタイム = 入社日 – 初回応募日

短縮のメリットと注意点

採用リードタイムが長すぎると、以下のようなデメリットがあります。

• ・優秀な候補者が他社に流れてしまう
• ・候補者のモチベーションが低下する
• ・採用担当者の工数が増大する

一方で、短縮しすぎると十分な見極めができず、ミスマッチにつながる可能性もあります。職種や採用ポジションに応じて、適切なリードタイムを設定することが重要です。

中途採用の一般的なリードタイムは2週間〜1ヶ月程度が多いですが、企業や職種によって大きく異なります。

業務委託・副業人材のスピード感

正社員採用では、選考から入社までに時間がかかることが一般的ですが、業務委託や副業人材の場合は、よりスピーディーに人材を確保できることが大きなメリットです。

即戦力人材が必要な場合、正社員の採用活動を並行して進めながら、短期的には業務委託や副業人材で対応するという柔軟な戦略も有効です。特に、急な欠員や新規プロジェクトの立ち上げなど、スピードが求められる場面では、業務委託や副業人材の活用を検討する価値があります。

8 . 採用ペルソナの適性さを確認できる「定着率・早期離職率」

入社後3ヶ月、6ヶ月、1年での定着率

定着率は、入社した人材が一定期間後にどれだけ在籍しているかを示す指標です。

定着率(%) = 一定期間後の在籍人数 ÷ 入社人数 × 100

早期離職率(%) = 一定期間内の離職人数 ÷ 入社人数 × 100

一般的には、入社後3ヶ月、6ヶ月、1年のタイミングで測定します。

採用の質を測る最重要指標

定着率は、採用活動の本質的な成功を測る最も重要な指標です。いくら採用目標を達成しても、入社後すぐに離職してしまっては意味がありません。

ミスマッチを防ぐために

ミスマッチを防ぐためには、選考段階で企業と候補者が互いを深く理解し合うことが重要です。しかし、面接だけでは限界があるのも事実です。

ここでも、業務委託や副業人材の活用が効果的な解決策となります。「まずは副業として働いてもらい、業務内容や社風を体験してもらう」というアプローチを取ることで、候補者は入社前に実際の働き方を理解できます。

企業側も、面接では分からない候補者の仕事への取り組み方、コミュニケーションスタイル、チームへのフィット感などを確認できます。このような「お試し期間」を経て正社員として迎え入れることで、入社後のギャップが少なくなり、早期離職のリスクを大幅に軽減できます。

実際に、副業や業務委託から始めて正社員になった人材の定着率は、通常の採用ルートと比べて高い傾向にあります。採用の質を高め、定着率を向上させるための有効な戦略として、ぜひ検討してみてください。

多様する採用手法の一つとして、業務委託や副業を活用

採用市場の変化に伴い、採用手法も多様化しています。ここでは、ここまで何度か登場してきた「業務委託・副業」について、もう少し詳しくご紹介したいと思います。

従来の正社員雇用中心の考え方では、「業務委託・副業」といった新しい働き方は馴染みがないかもしれません。ですが、採用活動にこうした新しい働き方を「手法」または「採用戦略」の一環として活かしていくことで、企業の人材戦略の可能性が広がります。

従来の正社員採用を維持しながら、並行して業務委託・副業人材を活用していく「ハイブリッドな採用戦略」のメリットを、4つのポイントに絞ってご紹介していきます。

1 . 採用活動におけるリスクを分散することができる

正社員採用には、入社後のミスマッチや早期離職というリスクが伴います。業務委託や副業から始めることで、お互いの相性を確認してから正社員としての雇用を検討できるため、リスクを大幅に軽減できます。

また、事業の変動に応じて柔軟に人材を調整できるため、固定費の増大を抑えつつ、必要な人材を確保できます。

2 . 採用コストの最適化につながる

先述の通り、業務委託や副業人材の活用は、採用コストを抑える効果があります。正社員採用と業務委託を適切に組み合わせることで、トータルの採用コストを最適化できます。

例えば、コア業務には正社員を配置し、専門性の高い業務や一時的なプロジェクトには業務委託・副業人材を活用するといった戦略が考えられます。

3 . 採用スピードが向上する

正社員の採用活動は、通常数週間から数ヶ月を要します。一方、業務委託や副業人材であれば、より短期間で人材を確保できます。

急な欠員や新規プロジェクトの立ち上げなど、スピードが求められる場面では、業務委託や副業人材の活用が極めて有効です。中長期的には正社員の採用活動を進めながら、短期的には業務委託でカバーするという柔軟な対応が可能になります。

4 . 多様な視点やスキルが獲得できる

業務委託や副業人材は、他社での経験や異なる業界の知見を持っていることが多く、社内に新しい視点やスキルをもたらしてくれます。

組織の活性化やイノベーションの創出という観点からも、多様なバックグラウンドを持つ人材との協働には大きな価値があります。

このように、正社員採用と業務委託・副業人材の活用を戦略的に組み合わせることで、より効果的で柔軟な人材戦略を実現できます。KPIを設定する際も、それぞれの採用手法に応じた指標を設け、全体最適を目指しましょう。

KPIを活用して、「成果につながる」採用活動を！

採用KPIの設定は、採用活動を科学的に改善するための第一歩です。この記事で紹介した8つの重要指標も参考にしながら、ぜひ自社の採用プロセスに適したKPIを設定してみてください。

• 1. 応募数・応募率
• 2. 書類選考通過率
• 3. 面接通過率
• 4. 内定承諾率
• 5. 採用単価
• 6. 採用充足率
• 7. 採用リードタイム
• 8. 定着率・早期離職率

また、KPIは一度設定したら終わりではなく、定期的に見直し、改善を続けることが重要です！採用市場の変化や自社の状況に応じて、柔軟にKPIを調整していきましょう。

また、正社員採用だけでなく、業務委託や副業人材といった多様な採用手法を組み合わせることで、より効果的な人材戦略を実現できます。それぞれの採用手法に応じたKPIを設定し、「部分最適」ではなく「全体最適」を目指すことが、これからの時代の採用活動には求められます。

データに基づいた採用戦略で、より良い人材との出会いを実現するヒントになれば幸いです！

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